باهدف آشنایی کلیه شهروندان و سرمایه گذاران با اصطلاحات مالی شهرداری ، در این بخش سعی بر آن شده است تا مفاهیم عمومی، اصطلاحات مالی و معاملاتی و قراردادی رایج در شهرداری به طور خلاصه بیان گردد.
1- تعاریف واصطلاحات
1-1- هزینه
مصرف منابع، برای تحقق بهينه اهداف و مأموریت‌های قانونی شهرداری،هزینه نامیده می‌شود. هزینه‌ها، یا از طریق افزایش بدهی‌ها، یا کاهش دارایی‌ها صورت می‌گیرد.
2-1- درآمد
به دست آوردن منابع برای شهرداری، از طریق افزایش دارایی‌ها، یا کاهش بدهی‌ها، درآمد گفته می‌شود. درآمدهای شهرداری، از طریق راه‌های ذیل تحصیل می‌شود:
الف. انجام خدمات و یا تولید و فروش محصولات پیش‌بینی‌شده در قوانین و مقررات، در قبال دریافت بهاء آن
ب- اخذ و وصول عواید پیش‌بینی‌شده در قوانین و مقررات کشور ج. واگذاری و یا فروش اموال منقول و غیرمنقول شهرداری
ج-واگذاری یا فروش اموال منقول و غیرمنقول شهرداری
د. کسب عواید حاصل از سرمایه‌گذاری، مشارکت و یا فعالیت‌های اقتصادی
3-1- اعتبار
پیش‌بینی و تمهید میزان هزینه‌های مجاز، بر اساس منابع سازمان، که هرساله در قالب بودجه، به تصویب شورای اسلامی شهر می‌رسد، اعتبار نام دارد.
1-3-1- تأمین اعتبار
تعیین تمام یا قسمتی از اعتبار مصوب، برای هزینه‌ای معین مرتبط با موضوع اعتبار، تأمین اعتبار گفته می‌شود.
2-3-1- تخصیص اعتبار
از تأیید موقت یا صدور مجوز هزینه، بر مبنای تأمین اعتبار، که پس از تحویل گیری قطعی مورد هزینه انجام‌شده صورت می‌پذیرد، تخصیص اعتبار نام دارد.
4-1- پیش‌پرداخت
احکام و قراردادها، پیش از انجام تعهد و در قبال پرداختی که بر اساس دریافت تضمین صورت می‌گیرد، پیش‌پرداخت گفته می‌شود.
5-1- علی‌الحساب
پرداختی که به‌منظور ادای قسمتی از تعهد با اخذ تضامین لازم برای تأمین‌کنندگان و منابع انسانی (مساعده) صورت می‌گیرد، علی‌الحساب نام دارد.
6-1- سپرده
الف. وجوهی که طبق قوانین و مقررات به‌منظور تأمین و یا جلوگیری از تضییع حقوق شهرداری دریافت می‌شود و استرداد و یا ضبط آن تابع شرایط مقرر در قانون و مقررات و قراردادهای مربوط است.
ب. وجوهی که به‌موجب قرارها و یا احکام صادره از طرف مراجع قضایی توسط شهرداری پرداخت می‌گردد وکلا یا بعضاً قابل‌استرداد می‌باشد.
ج. وجوهی که بر اساس مقررات قانونی و احکام مراجع قضایی نزد شهرداری به نفع اشخاص ثالث تودیع می‌شود، تا با رعایت مقررات مربوط به ذینفع پرداخت شود.
7-1- اموال
اموال شهرداری، در ۳ دسته ذیل تعریف می‌شوند:
الف-اموال منقول مصرفی، که براثر استفاده، به‌صورت جزئی یا کلی از بین می‌روند
ب-اموال منقول غير مصرفی، که بدون تغییر محسوس و از دست دادن مشخصات اصلی بتوان به‌طور مکرر آن‌ها را مورداستفاده قرارداد
ج-اموال در حکم مصرفی، که در ظاهر با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند، اما به لحاظ طبیعت و ماهیت و یا ارزش کم، تنظیم حساب برای آن‌ها به‌صورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد.
8-1- سال مالی
دوره یک سال هجری شمسی است، که درآمدها و هزینه‌های صورت گرفته در آن، مبنای محاسبات مالی و ارائه گزارش‌های مربوطه است.
9-1- تفریغ بودجه
تفريغ ازنظر لغوی به معنای فارغ ساختن است و تفریغ بودجه در اصطلاح مالی، یعنی فراغت از بودجه و یا بررسی نتیجه اجرای بودجه.
10-1- دیون بلامحل
بدهی‌های سنوات گذشته که در بودجه، اعتباری برای آن‌ها منظور نشده و یا مازاد بر اعتبار مصوب، ایجادشده، ديون بلامحل نام دارد.
11-1- ذی‌حساب
مأموری است که به‌موجب حکم مسئولان وزارت امور اقتصادی و دارائی،مقررات مالی و محاسباتی لازم در اجرای به‌منظور نظارت و هماهنگی در دستگاه‌ها، به این سمت منصوب می‌شود.
12-1- امین اموال
مأموری است که از بین افراد واجد صلاحیت و امانت‌دار، با موافقت ذی‌حساب،به این سمت منصوب و مسئولیت حراست و تحویل و تحول و تنظیم حساب‌های اموال و اوراقی که در حکم وجه نقد است و کالاهای تحت ابواب‌جمعی، به عهده او واگذار می‌شود.
13-1- کارپرداز
مأموری است که از بین افراد واجد صلاحیت، این سمت منصوب می‌شود و نسبت به خرید و تدارک کالاها و خدمات موردنیاز طبق دستور مقامات مجاز، با رعایت مقررات اقدام می‌نماید.
14-1- عامل ذی‌حساب
مأموری است که از بین افراد واجد صلاحیت و با موافقت ذی‌حساب، به این سمت منصوب و انجام قسمتی از وظایف و مسئولیت‌های موضوع ماده ۳۱ قانون محاسبات عمومی توسط ذی‌حساب به او محول می‌شود. کارپردازان و واحدهای تدارکاتی و غیره که مجاز به دریافت تنخواه‌گردان می‌باشند، در حکم عامل ذی‌حساب محسوب می‌شوند.
15-1- تنخواه‌گردان حسابداری
محل اعتبارات مصوب برای انجام بعضی از هزینه‌های سال جاری و تعهدات قابل پرداخت سال‌های قبل، که در اختیار ذی‌حساب قرار می‌گیرد تا در قبال حواله‌های صادرشده واریز و با صدور درخواست وجه مجدداً دریافت گردد.
16-1- تنخواه‌گردان پرداخت
وجهی که از محل تنخواه‌گردان حسابداری از طرف ذی‌حساب با تأیید مقامات مجاز، از طرف آن‌ها برخی از هزینه‌ها در اختیار واحدها و یا مأمورانی قرار می‌گیرد، تا به‌تدریج که هزینه‌های مربوط انجام می‌شود، اسناد هزینه تحویل و مجدداً وجه دریافت دارند.
17-1- اعتبارات جاری
اعتباراتی است که برای تأمین هزینه‌های جاری شهرداری و نگهداشت شهر هزینه می‌شود.
18-1- اعتبارات عمرانی
اعتباراتی که برای تأمین هزینه‌های طرح‌های عمرانی و زیرساختی پیش‌بینی می‌شود، اعتبارات عمرانی نام دارد.
19-1- معاملات
به کلیه توافق‌ها و تعامل‌هایی که به‌منظور تبادل یک دارایی یا وجه، بر مبنای ضوابط و موازین، و در جهت تحقق اهداف و برنامه‌های مصوب، بین سازمان و حداقل یک شخصیت حقیقی یا حقوقی به‌عنوان طرف معامله برقرار و به حصول نوعی از عقود، الزامات و تعهدات لازم‌الاجرای متقابل می‌انجامد، معاملات گویند. به‌عنوان نمونه، معاملات، شامل خرید، فروش، پیمانکاری، مشاوره، مطالعات اجرایی، اجاره، رهن، ارائه خدمات و نظایر آن‌ها می‌باشد.
20-1- قرارداد
تعهد فی‌مابین شهرداری و سایر اشخاص حقیقی و حقوقی، بر اساس قوانین و مقررات، که منجر به تحقق مأموریت‌های شهرداری می‌شود، قرارداد نام دارد.
21-1- پیمانکار
شخص حقیقی یا حقوقی است، که بر اساس توان‌سنجی‌های صورت گرفته، صلاحیت انجام تمام یا بخشی از کار را دارد و برای انجام کار، با وی قرارداد منعقد می‌شود.
22-1- ضمانت‌نامه حسن انجام کار
ضمانت‌نامه‌ای که تأمین‌کننده، به‌منظور تعهد حسن انجام کار طبق مفاد قرارداد، به شهرداری ارائه می‌نماید.
23-1- کالا
محصولی که فرآیند مصرف آن از فرآیند تولید آن قابل‌تفکیک است و مالکیت آن می‌تواند به شخص دیگری منتقل شود.
24-1- خدمت
محصولی که فرآیند مصرف آن از فرآیند تولید یا ایجاد آن قابل‌تفکیک نباشد، شامل انواع تغییرات سفارشی و خاص که به درخواست شهروند، در وضعیت، شکل، موقعیت و مکان اشیا یا اشخاص صورت پذیرد و شامل انواع خدمات مشاوره و آموزش یا انواع پیمانکاری ازجمله احداث، پیمانکاری ترابری، پیمانکاری تعمیر، نگهداری با بهره‌برداری باشد.
25-1- معاملات جزئی
به معاملاتی که مبلغ مورد معامله، کمتر یا مساوی نصاب معاملات جزئی مصوب هیئت‌وزیران می‌باشد، معاملات جزئی گویند.
26-1- معاملات متوسط
به معاملاتی که مبلغ مورد معامله، بیشتر از سقف معاملات جزئی بوده و از ده برابر
27-1- معاملات عمده
به معاملاتی که مبلغ مورد معامله، بیشتر از سقف معاملات متوسط باشد،معاملات عمده گویند.
28-1- ترک تشریفات
به مجوزی که بر اساس آن، انجام برگزاری مناقصه، بنا بر دلایل موجه اعم از توان و تخصص بالای یک تأمین‌کننده، انحصار تأمین‌کننده، وجود قابلیت ارائه خدمات یا تأمین کالاها در مجموعه‌های تابعه شهرداری مشهد، عدم انتخاب تأمین‌کننده پس از برگزاری مناقصه عمومی یا محدود و یا کمبود زمان، به تشخیص شهردار یا سایر تأیید کنندگان مجاز، میسر نباشد و معامله با رعایت صرفه و صلاح سازمان، طبق ضوابط و مقررات و با در نظر گرفتن تفویض اختیار مصوبات شورا و تأیید کمیسیون ماده ۱۴ آیین‌نامه معاملات، بدون انجام تشریفات مناقصه انجام شود، ترک تشریفات گویند.
29-1- مزایده
به سلسله اقداماتی که با ایجاد رقابت، موجب فروش کالا یا خدمات متعلق به سازمان، با بیشترین بهاء می‌گردد، مزایده گویند.
30-1- مناقصه محدود
به فعالیت‌هایی که با ایجاد رقابت، موجب تأمین کالا یا خدمات موردنیاز سازمان، با حداقل بهای عادلانه، ضمن حفظ کیفیت و از طریق دعوت کتبی از اشخاص حقیقی و حقوقی واجد شرایط صورت می‌پذیرد، مناقصه محدود گویند.
31-1- مناقصه عمومی
به اقداماتی که با ایجاد رقابت، موجب تأمین کالا یا خدمات موردنیاز سازمان، با حداقل بهای عادلانه و از طریق انتشار آگهی، جهت استحضار عامه اشخاص حقیقی و حقوقی صورت می‌پذیرد، مناقصه عمومی گویند.
32-1- استعلام بهاء
به پیش‌بینی بهای کالا و خدمات، که به‌صورت کتبی یا آنلاین، از متصدیان آن‌ها صورت می‌گردد، استعلام بها گویند.
33-1- فروش
به ارائه کالا یا خدمات شهرداری، به شخص حقیقی و یا حقوقی درازای دریافت بهای آن، فروش گویند.
34-1- اجاره
به ارائه اموال منقول به شخص حقیقی و یا حقوقی، درازای دریافت بهای آن، مطابق با مدت‌زمان مشخص، طبق قرارداد فی‌مابین، اجاره گویند.
35-1- کمیسیون مناقصات
به کمیسیونی که مطابق با ماده ۱۳ آیین‌نامه معاملات شهرداری‌ها، مسئولیت تعیین منتخب و اتخاذ تصمیم در خصوص تجدید یا لغو مناقصه‌ها را به عهده دارد، کمیسیون مناقصه گویند شایان‌ذکر است که کمیسیون مناقصات در خصوص سطح معاملات عمده، تصمیم‌گیری می‌نماید.
36-1- کمیسیون معاملات
به کمیسیونی که مطابق با ماده ۴ آیین معاملات شهرداری‌ها، مسئولیت ارزیابی بهای پیشنهادی و تعیین منتخب را بر عهده دارد، کمیسیون معاملات گویند.
37-1- تضمین حسن انجام کار
از مبلغ قابل پرداخت به پیمانکار، ۱۰ درصد به‌عنوان تضمین حسن انجام کار کسر و در حساب سپرده، نزد شهرداری نگهداری می‌شود. نیمی از مبلغ تضمین حسن انجام کار، پس از تأیید صورت‌وضعیت قطعی و نیم دیگر پس از تحویل قطعی کار، به پیمانکار مسترد می‌شود.
2- اهداف و وظایف مالی در شهرداری‌ها
1-2- اهداف
- مدیریت بهینه عملیات حسابداری و بهبود زمان و کیفیت تعیین تکلیف حساب‌های پرداختنی و دریافتنی
- بهبود و بهنگام سازی نظام قراردادها و پیمان‌ها و پیشبرد تشریفات مالی پروژه‌های شهری،مطابق برنامه زمان‌بندی
- حاکمیت انضباط مالی و شفافیت حداکثری و افزایش سطح رقابت‌پذیری معاملات شهرداری، با حفظ کیفیت حداکثری
- انطباق حداکثری با قوانین و مقررات مالی و معاملاتی
2-2- وظایف
- مراقبت در حسن گردش امور مالی و حسابداری آن‌ها و بررسی عملکرد مالی تمامی واحدهای تابعه شهرداری
- نظارت بر کلیه هزینه‌ها و معاملات شهرداری و نگهداری حساب هزینه و پرداخت به هنگام و منطبق بر قوانین حساب‌های پرداختی
- تهیه و تنظیم قراردادها با عنایت به مصوبات کمیسیون عالی معاملات طی هماهنگی با اداره کل حقوقی
- تهیه تفریغ بودجه و صورت‌های مالی و ارائه به شورای محترم اسلامی شهر و ارائه گزارش به سایر مراجع ذیصلاح و رسیدگی به تکالیف قانونی حوزه مالی، اعم از بیمه تأمین اجتماعی، مالیات و غیره
- اعمال کنترل‌های داخلی در حوزه مالی و همکاری با حسابرسان مستقل
3- قوانین و مقررات مؤثر و کلیدی
مجموعه قوانین و مقررات مرتبط با شهرداری‌ها درزمینه امور مالی در دو گروه زیر قرار می‌گیرد:
1-3- جایگاه امور مالی شهرداری‌ها در قوانین و مقررات کلان کشور:
قانون شهرداری‌ها؛ مصوب مجلس شورا 1334/4/11 (مواد ۶۵ تا ۸۵)
آیین‌نامه مالی شهرداری‌ها؛ مصوب مجلس شورا؛ 1346/4/12
آیین‌نامه معاملات شهرداری پایتخت؛ مصوب مجلس شورا 1355/1/25
قانون اصلاح و تسری آیین‌نامه معاملات شهرداری تهران مصوب ۱۳۵۵، با اصلاحات بعدی به شهرداری‌های مراکز استان‌ها، کلانشهرها و شهرهای بالای یک‌میلیون نفر جمعیت؛ مصوب مجلس شورای اسلامی؛ 1390/2/4
قوانین برنامه‌های توسعه اول تا ششم توسعه کشور
مجموعه قوانین و مقررات مرتبط با شهرداری‌ها درزمینهٔ امور مالی در دو گروه زیر قرار می‌گیرد:
2-3- استانداردها؛ بخشنامه‌ها و ضوابط مالی درون‌سازمانی
دستورالعمل نظام جامع مالی شهرداری‌های کشور
استاندارد حسابداری و حسابرسی شهرداری
شناسنامه فرآیند ارائه خدمات حسابداری شهرداری مشهد
شناسنامه فرآیند و دستورالعمل معاملات شهرداری مشهد
مصوبات شورای اسلامی شهر و تباصر بودجه مصوب شهرداری مشهد
4- هزینه‌های شهرداری و مدیریت هزینه
امروزه محدودیت منابع و رشد روزافزون نیازها، موضوع” مدیریت هزینه” را از یک مزیت، به یک ضرورت تبدیل کرده است. در دنیای امروز، سازمان‌ها، پس از برنامه‌ریزی راهبردی و با در نظر داشتن نقاط ضعف و قوت و فرصت‌ها و تهدیدها، بر سر ارائه خدمات یا تولید محصولات با کمیت و کیفیت بالاتر و قیمت و هزینه کمتر باهم به رقابت می‌پردازند. در این میان، در بخش خدمات، رشد روزافزون نیازها و انتظارات شهروندان باعث شده است که، توجه مدیریت شهری به‌ویژه در کلانشهرها، به مدیریت هزینه معطوف شود. بنابراین، ضروری است، ضمن شناخت دقیق درآمدها و هزینه‌های شهرداری، در راستای کاهش جدی هزینه‌ها، ضمن حفظ کیفیت خدمات، تلاش شود.
برخی از سرفصل‌های هزینه‌ای شهرداری مشهد به شرح ذیل می‌باشد:
- جبران خدمات کارکنان . استفاده از کالاها و خدمات
- هزینه‌های اموال و دارایی‌ها هزینه‌های حمل‌ونقل عمومی هزینه‌های شبکه معابر شهری هزینه‌های ترافیک شهری
- هزینه‌های توقفگاه‌های شهری
- هزینه‌های بهداشت شهری
- هزینه‌های محیط‌زیست سالم شهری
5- منابع مالی و روش‌های کسب درآمد شهرداری
برخی از سرفصل‌های درآمدی شهرداری مشهد به شرح ذیل می‌باشد:
درآمدهای ناشی از عوارض عمومی
درآمدهای ناشی از توسعه شهری . درآمدهای ناشی از حمل‌ونقل
درآمدهای ناشی از بهره‌برداری از فضای شهر
درآمدهای اختصاصی
درآمدهای حاصل از تأسیسات شهرداری
درآمدهای حاصل از اموال شهرداری درآمدهای حاصل از وجوه شهرداری
6- سیستمها و سامانه‌های مالی در شهرداری
1-6- رایورز:
این سامانه برای انجام عملیات‌های حسابداری، حقوق و دستمزد، اموال و انبار و غیره، طراحی و مستقرشده است.
2-6- مبصا:
این سامانه جهت تعریف پروژه، محاسبه و درج متره، برآورد، تدوین، بررسی و صحه‌گذاری صورت‌وضعیت‌ها راه‌اندازی شده است.
3-6- سیبنا:
این سامانه به‌منظور بودجه‌ریزی و نظارت بر اجرا، تأمین اعتبار، تخصیص اعتبار و هماهنگی خرید کالا و خدمات تعبیه گردیده است.
4-6- کنترل پروژه:
این سامانه جهت مدیریت منابع و مصارف، زمان‌بندی اجرا پروژه‌های شهری و راهبری پیشرفت مالی و فیزیکی پروژه‌ها ایجادشده است.
5-6- سامانه قراردادها:
این سامانه به‌منظور تدوین، گردش الکترونیک، ثبت و ابلاغ قراردادها و استعلام آنلاین از تأمین‌کنندگان راه‌اندازی گردیده است. ا سامانه تأمین‌کنندگان: ا این سامانه جهت ثبت‌نام، ارزیابی و تأیید صلاحیت تأمین‌کنندگان طراحی و مستقرشده است.
7- مجوزها، اعتبارات و امور انعقاد قرارداد
1-7- درخواست خرید کالا
به‌طورکلی روند تأمین کالاهای موردنیاز واحدهای اجرایی شهرداری، به‌منظور ارائه خدمات بدین نحو می‌باشد که درخواست کالای موردنیاز(خرید ملزومات اداری از قبیل: میز، رایانه، لوازم‌التحریر و غیره یا مصالح موردنیاز پروژه‌های امانی) پس از تکمیل فرم درخواست کالا در واحد ذی‌ربط و تأیید بالاترین مقام واحد درخواست‌کننده به واحد انبار و اموال ارسال، که در صورت موجود بودن کالای مورد درخواست در انبار، پس از رعایت تشریفات قانونی موافقت مقام مسئول و صدور حواله انبار کالای موردنظر به واحد متقاضی قابل تحویل خواهد بود، برآورد میزان کالا یا کار مورداحتیاج به عهده واحد درخواست‌کننده است و میزان آن در فرم درخواست درج می‌شود. درصورتی‌که برآورد میزان کالا یا کار مورداحتیاج جنبه فنی داشته باشد، که واحد درخواست‌کننده رأساً قادر به تعیین آن نباشد، از سایر واحدها و افراد فنی برای انجام برآورد مذکور کمک می‌گیرد. به‌منظور تأمین کالا از طریق خرید آن، تنظیم فرم درخواست خرید که به امضاء بالاترین مقام واحد و انباردار رسیده است، ضرورت داشته و درخواست خرید تنظیم‌شده به واحد تدارکات ارجاع خواهد گردید. واحد تدارکات پس از برآورد اولیه (قیمت کالای مورد درخواست) مراتب را جهت اخذ موافقت و تشخیص ضرورت خرید و انجام هزینه به مسئولی که این امر به او تفویض گردیده است، با رعایت سقف اختیارات تفویضی ارسال می‌نماید، سپس واحد تدارکات درخواست را جهت تأمین اعتبار در سامانه مرتبط ثبت می‌نماید.
2-7- درخواست انجام خدمات
این نوع درخواست‌ها شامل خدماتی است، که موردنیاز واحدهای شهرداری بوده و توسط فرد حقیقی یا حقوقی( پیمانکار) عرضه می‌شود. این درخواست، نیازمند شرح کامل خدمات موردنیاز و ارائه مشخصات فرد اجراکننده می‌باشد. شایان‌ذکر است در این نوع درخواست‌ها، تحویل خدمات از طریق انبار (قبض و حواله انبار) میسر نبوده و انجام خدمات با تنظیم صورت‌جلسه تحويل صورت می‌گیرد. جهت درخواست خدمات موردنیاز می‌بایست درخواست خرید توسط واحد ذی‌ربط با حداقل اطلاعات ذیل:
1-قید مشخصات کامل خدمات موردنیاز، میزان برآورد هزینه خدمات موردنظر، مشخصات پیمانکار، مشخص نمودن واحد نظارت و تحویل‌گیرنده خدمات و غیرہ تکمیل گردیده و پس از تأیید بالاترین مقام واحد درخواست‌کننده، مراتب را جهت اخذ موافقت به مسئولی که اختیار ایجاد تعهد و تشخیص به ایشان تفویض شده با رعایت سقف اختیارات تفویضی، جهت موافقت با هزینه و تشخیص نوع معامله ارسال گردد.
2-صدور دستور، جهت موافقت با انجام هزینه (تشخيص و ایجاد تعهد) یکی از مراحل اصلی در گردش مالی و انجام هزینه در شهرداری‌ها موافقت با انجام هزینه و صدور دستور آن است که به‌منزله تشخیص و ایجاد تعهد بوده و بر ذمه شهرداری می‌باشد. این امر از طریق تأمین اعتبار در سامانه مرتبط صورت می‌گیرد.
8- اعتبارات
1-8- تأمین اعتبار
مجموعه‌ها به‌منظور استفاده از قسمت یا کل بودجه پیش‌بینی‌شده برای انجام کار مشخصی منطبق با برنامه، درخواست تأمین اعتبار ثبت می‌نمایند؛ که پس از طی مراحل مندرج در سامانه، گواهی تأمین اعتبار صادر می‌گردد
2-8- مراحل تأمین اعتبار:
- ثبت درخواست تأمین اعتبار توسط کارشناس مربوطه در سامانه سیبنا
- بررسی و تأیید /عدم‌تأیید درخواست توسط مدیر واحد مربوطه
- بررسی و صحه‌گذاری درخواست تأمین اعتبار (معاونت‌های تخصصی) توسط کارشناس تخصصی، رئیس اداره تخصصی، مدیر مربوطه، رئیس اداره ساماندهی دارایی‌ها، رئیس اداره تدارکات، حسابدار / کارپرداز
- بررسی و صحه‌گذاری درخواست تأمین اعتبار (مناطق و سازمان‌ها) توسط کارشناس تخصصی، رئیس اداره تخصصی، معاون مربوطه، معاون فنی و اجرایی معاون توسعه مدیریت و منابع، رئيس اداره برنامه‌ریزی، معاونت تخصصی، شهردار منطقه مدیرعامل سازمان حسابدار /جمع دار
9- سطوح انجام معاملات
1-9- سطح معاملات جز
مطابق با ماده ۲ آیین‌نامه معاملات شهرداری تهران تسری یافته به کلانشهرها، سطح معاملات جزئی بدون نیاز به انجام تشریفات معامله، قابل انجام است. بدین منظور درخواست‌کننده در خصوص انجام خدمت و کارپرداز در خصوص خرید کالا بایستی، پس از احصاء کامل بهاء پایه انجام خدمت و خرید کالا نسبت به انتخاب تأمین‌کننده با کمترین بهاء ممكن، ضمن رعایت صرفه و صلاح اقدام نماید.
لازم به توضیح است؛ انجام معامله از طریق صورتحساب در سطح معاملات جزئی صرفاً برای آن دسته از معاملاتی امکان‌پذیر است، که کمتر از ۷ روز کاری قابل انجام باشد، در غیر این صورت جهت انجام معامله بایستی با تأمین‌کننده کالا یا خدمات قرارداد منعقد گردد.
2-9- سطح معاملات متوسط
مطابق با ماده ۳ و ۴ آیین‌نامه معاملات شهرداری تهران تسری یافته به کلانشهرها، سطح معاملات متوسط مستلزم انجام تشریفات قانونی می‌باشد.
3-9- سطح معاملات عمده
مطابق با ماده ۵ الی ۲۳ آیین‌نامه معاملات شهرداری تهران تسری یافته به کلانشهرها، سطح معاملات عمده، مستلزم انجام تشریفات قانونی می‌باشد.
10- روش‌های انجام معاملات
1-10- استعلام بهاء
1-1-10- استعلام آنلاین بهاء از تأمین‌کنندگان مجاز خدمت و کالا
کارپرداز نسبت به اخذ استعلام آنلاین بهاء خدمت و کالا درخواستی، از فهرست تأمین‌کنندگان مجاز، با استفاده از سامانه و مطابق با مفاد فرم مرتبط اقدام می‌نماید. لازم به توضیح است؛ تعیین و درج مدت اعتبار پیشنهادها در فرم استعلام، با توجه به نوع خدمت و کالا و حداقل زمان لازم برای انعقاد قرارداد مربوطه (در مواردی که تنظیم قرارداد لازم است) تعيين می‌گردد. همچنین استعلام گیرنده حداقل از سه تأمین‌کننده خدمت، کالا و پروژه استعلام به عمل آورد و درصورتی‌که تأمین‌کنندگان کمتر از سه نفر باشند، استعلام گیرنده، موضوع را در توضیحات استعلام درج و تأیید می‌نماید.
2-1-10- تحویل پیشنهادها و تشکیل کمیسیون معاملات
کارپرداز فرم‌های استعلام بهاء خدمت، کالا و پروژه را به‌منظور تشکیل کمیسیون معاملات در اختیار رئیس اداره تدارکات قرار می‌دهد. ا لازم به توضیح است؛ رئیس اداره تدارکات پیش از پایان بازه زمانی اعتبار مندرج در استعلام، نسبت به برگزاری کمیسیون معاملات اقدام می‌نماید.
3-1-10- بررسی پیشنهادها و تعیین منتخب
اعضاء کمیسیون معاملات، پیشنهادهای واصله را موردبررسی قرار داده و پیشنهادی را که دارای حداقل بهاء عادله باشد، انتخاب نموده و در فرم مرتبط وارد و تصدیق می‌نماید. لازم به توضیح است؛ اعضاء کمیسیون معاملات ستاد، مناطق و سازمان‌ها، مؤسسات و شرکت‌های تابعه، متشکل از رئیس اداره تدارکات، رئيس اداره حسابداری، نماینده اداره کل بازرسی و رسیدگی به شکایات می‌باشند.
4-1-10- تعیین مسیر انجام معاملات متوسط
پس از تعیین منتخب توسط کمیسیون معاملات، نسبت به تعیین مسیر انجام معامله اعم از صورتحساب یا قرارداد ضمن رعایت مفاد تعیین‌شده، اقدام می‌شود.
2-10- مناقصه عمومی
1-2-10- مجوز برگزاری مناقصه عمومی و محدود
برگزاری مناقصات محدود یا عمومی با اخذ مجوز از تأیید کنندگان مجاز مطابق با فرم مرتبط صورت می‌گیرد، که متناسب با سطوح سازمانی اعم از ستاد، مناطق و سازمان‌ها؛ تأیید کنندگان مجاز متفاوت می‌باشند.
کارشناس امور قراردادها برای آن دسته از مناقصه‌هایی که نیازمند انتشار آگهی، جهت استحضار عامه اشخاص حقیقی و حقوقی می‌باشد، از مناقصه عمومی استفاده می‌نماید
2-2-10- نکات مربوط به اطلاع رسانی مناقصه
- چاپ آگهی مناقصه یک نوبت در روزنامه رسمی کشور و از یک تا سه نوبت دریکی از روزنامه‌های کثیر انتشار کشور با اولویت روزنامه شهرآرا
- انتشار آگهی مناقصه از طرق مختلف(صداوسیما/ ارسال برای اشخاص و الصاق در معابر) به تشخیص واحد دستگاه‌ها درخواست‌کننده اقدام از طریق روابط عمومی
- انتشار آگهی مناقصه در خارج از کشور (ارسال از طریق وزارت خارجه)
- مدت‌زمان قبول پیشنهادها(داخل کشور زیر 10 روز نباشد/ خارج کشور زیر 60 روز نباشد)
- واحد درخواست‌کننده در فرم درخواست موارد ذیل را در خصوص آگهی مناقصه رعایت می‌نماید:
- نوع و مقدار خدمت، پروژه و کالا با ذکر مشخصات درج می‌شود.
- مدت، محل، نحوه تحویل خدمت، پروژه و کالا، ترتیب عمل و میزان خسارت در مواردی که تأخیر جزئی یا کلی طرف معامله در تحویل خدمت، و کالا وجود دارد، درج می‌گردد
- بهای پیشنهادی از حیث مبلغ به‌صورت مشخص، معین و بدون ابهام است و در پاکت لاک و مهرشده تسلیم می‌شود
- مدت قبول پیشنهادها قید می‌گردد.
- محل تسلیم پیشنهادها قید می‌گردد.
- میزان سپرده شرکت در مناقصه برابر ضوابط و مقررات جاری اقدام می‌گردد.
- میزان تضمین حسن انجام معامله و ترتیب دریافت و استرداد آن مشخص می‌شود
- حداکثر مدتی که برای بررسی پیشنهادها و تشخیص برنده مناقصه و ابلاغ به برنده درج می‌شود.
- روز، ساعت و محل قرائت پیشنهادها و همچنین حضور مجاز پیشنهاددهندگان یا نمایندگان آن‌ها در کمیسیون مناقصه تعیین می‌گردد.
- میزان پیش‌پرداخت و ترتیب واریز آن درصورتی‌که به تشخیص درخواست دهنده، پرداخت آن به برنده مناقصه لازم باشد،
- قید می‌شود.
- محل توزیع یا فروش نقشه‌ها و برگ شرایط و مشخصات در صورت لزوم قید می‌گردد.
- محل توزیع نمونه‌های ضمانت‌نامه و قرارداد اگر تهیه آن لازم باشد، که در این صورت ضمانت‌نامه عین مطابق نمونه باید تنظیم و نمونه قرارداد نیز با قید اینکه موردقبول است، باید امضاء و ضمیمه پیشنهاد شود.
- این نکته که شرکت در مناقصه و ارائه پیشنهاد به‌منزله قبول شروط و تکالیف شهرداری مشهد، موضوع ماده ۱۰ آیین‌نامه معاملات شهرداری‌ها می‌باشد، تصریح شود.
- انتشار آگهی در پرتال مناقصه و مزایده شهرداری
- ذکر شرایط خاص مناقصه
- ارائه مستندات مناقصه به پیشنهاددهندگان
- اجرای فرآیند مناقصه و مزایده توسط شهرداری و مطابق با قوانین و آیین‌نامه‌های مرتبط
- امکان افزایش یا کاهش ۲۵ درصد مبلغ نهایی قرارداد
3-2-10- ارائه اسناد مناقصه
ارائه اسناد پیمان به تأمین‌کنندگان مجاز کارشناس امور قراردادها پس از انجام هرکدام از روش‌های واگذاری اعم از مناقصه عمومی، مناقصه محدود، ترک تشریفات یا موارد خاص، نسبت به تحویل اسناد پیمان به متقاضی یا متقاضیان اقدام می‌نماید. شایان‌ذکر است، تحویل اسناد مناقصه از طریق سامانه و صرفاً برای تأمین‌کنندگان مجاز ارسال می‌گردد. همچنین تأمین‌کنندگان نسبت به تکمیل اسناد پیمان، ارائه پیشنهاد بهاء و تضامین لازم و سپس ارسال آن از طریق سامانه اقدام می‌نماید.
4-2-10- کمیسیون مناقصه
تشکیل کمیسیون مناقصه رئیس اداره امور قراردادها، نسبت به ارسال دعوت‌نامه، به اعضاء، به‌منظور برگزاری کمیسیون مناقصه اقدام می‌نماید. لازم به ذکر است؛ اعضاء کمیسیون مناقصه ستاد متشکل از معاون مربوطه، مدیرکل امور مالی یا نماینده وی، رئیس اداره امور قراردادها، مدیر مجموعه درخواست دهنده، نماینده دفتر حقوقی، نماینده اداره کل بازرسی و رسیدگی به شکایات (ناظر)، کارشناس فنی به انتخاب شهردار مشهد و نماینده شورای اسلامی شهر و اعضاء کمیسیون مناقصه مناطق، سازمان‌ها، مؤسسات و شرکت‌های تابعه متشکل از مدیر منطقه مدیرعامل، معاون توسعه مدیریت و منابع، رئیس اداره امور قراردادها، نماینده مجموعه درخواست دهنده، نماینده دفتر حقوقی، نماینده اداره کل بازرسی و رسیدگی به شکایات، کارشناس فنی به انتخاب شهردار مشهد و نماینده اداره کل امور مالی (ناظر)و نماینده شورای اسلامی شهر می‌باشد.
5-2-10- نکات مربوط به کمیسیون مناقصه
- اعلام نظر کمیسیون مناقصه حداکثر 7 روز کاری از روز قرائت پیشنهادها (در موارد استثنا با جلب نظر شهردار مشهد تا 10 روز قابل تمدید است)
- انتخاب پیشنهاد دارای حداقل بهای عادله توسط حداکثر اعضا(اگر کارشناس فنی در معاملات فنی در اقلیت باشد موضوع به کمیسیون ماده 14 ارجاع می گردد)
- تصمیم شورا با موافقت شهردار مشهد و تصویب شورای شهر به مناقصه گذار ابلاغ می گردد.مناقصه گذار ظرف حداکثر 5 روز کاری،نتیجه را به برنده اعلام واقدام به انعقاد قرارداد می نماید.
- در مواردی که شورای شهر مستند به تبصره الحاقی به بند3 اصلاحی ماده 45 قانون شهرداری وسایر مقررات موضوعه به شهردار مشهد تفویض نموده باشد، نیاز به اخذ مصوبه شورای شهر نیست.
- عدم پاسخگویی به پیشنهادهای مبهم،مشروط ، بدون سپرده، واصله بعد از اتمام مهلت مندرج در آگهی
- بررسی پیشنهادهای دریافتی،اگر یک پیشنهاد بود و متناسب با قیمت عادله می تواند برنده را اعلام ویا مجددا تجدید مزایده ویا از سه مجموعه استعلام نماید.
- تصمیم‌گیری در خصوص ضبط سپرده برنده مناقصه در صورتی که از انجام معامله امتناع نماید
- افزایش/کاهش مدت و میزان قرارداد تا 25% در طول مدت قرارداد امکان پذیر است.
- استرداد سپرده‌ها درصورت رد پیشنهادها
- پرداخت هزینه‌های مناقصه توسط برنده مناقصه
- رعایت آیین‌نامه موضوع ماده ۲۲ قانون برنامه‌وبودجه کشور برای مهندس و پیمانکار عمرانی
- نگهداری سپرده‌ها نفر دوم تا زمان امضا قرارداد با نفر اول
- استرداد سایر سپرده‌هاپس از تأیید یکی از پیشنهادها
- در صورت امتناع نفر اول ودوم ، ضمن ضبط سپرده آن ها،تجدید مناقصه یا ارجاع به کمیسیون ماده 14 انجام می شود
- رجوع به پیشنهاددهنده دوم در صورتی که تفاوت آن با مبلغ پیشنهادی نفر اول از مبلغ سپرده بیشتر نباشد.
- مدت 7 روز مقرر در این ماده برای برای کسی که خارج از کشور باشد حداکثر تا یک ماه تعیین می گردد(به شرطی که در شرایط مناقصه درج شده باشد)
- به استناد ماده 21 آئین نامه معاملات شهرداری تهران تسری یافته به کلانشهرها، تعیین برنده مناقصه در شرایط مساوی به قید قرعه خواهد بود.
واحد درخواست‌کننده می‌تواند، برای آن دسته از مناقصه‌هایی که ازلحاظ فوریت، نوع و میزان پروژه یا خدمت و تخصص موردنیاز، انتشار آگهی مناقصه را ضروری تشخیص ندهد، با رعایت آیین‌نامه‌های موضوع ماده ۲۲ قانون برنامه‌وبودجه کشور با درخواست از اداره امور قراردادها، از مناقصه محدود که مشتمل بر دعوت کتبی از اشخاص حقیقی و حقوقی واجد شرایط و مطابق با مفاد فرم مرتبط می‌باشد، استفاده نماید.
3-10- مناقصه محدود
ارائه اسناد پیمان به تأمین‌کنندگان مجاز کارشناس امور قراردادها پس از انجام هرکدام از روش‌های واگذاری اعم از مناقصه عمومی، مناقصه محدود، ترک تشریفات یا موارد خاص، نسبت به تحویل اسناد پیمان به متقاضی یا متقاضیان اقدام می‌نماید. شایان‌ذکر است، تحویل اسناد مناقصه از طریق سامانه و صرفاً برای تأمین‌کنندگان مجاز ارسال می‌گردد. همچنین تأمین‌کنندگان نسبت به تکمیل اسناد پیمان، ارائه پیشنهاد بهاء و تضامین لازم و سپس ارسال آن از طریق سامانه اقدام می‌نماید.
4-10- ترک تشریفات
ترک تشریفات برگزاری مناقصه برای آن دسته از معاملاتی است، که بنا بر درخواست انجام مناقصه میسر نباشد، و می‌بایست پس از تکمیل درخواست به تأیید کمیسیون‌های ماده ۱۴ ستاد، مناطق و سازمان‌ها برسد.
رئیس اداره درخواست‌کننده ترک تشریفات می‌بایست درخواست خود را مطابق با مفاد فرم مرتبط ثبت نماید
مبلغ قرارداد تا 50 برابر معاملات جز باشد به معاونت تخصصی(درصورتی که معاونت مالی پشتیبانی نباشد) وپس از آن به معاون مالی و پشتیبانی ارجاع می شود.
در صورتی که بیش از 50 برابر معاملات جز باشد بعد از تایید معاونت تخصصی به شهردار ارجاع خواهد شد.
اعضای کمیسیون ماده ۱۴ ستاد شامل معاون مالی وپشتیبانی، معاون عمران، حمل ونقل وترافیک و معاون خدمات شهری می باشد.
اعضای کمیسیون ماده 14 سازمان ها، موسسات وشرکت ها شامل مدیرعامل، معاون توسعه مدیریت و منابع ویک نماینده از هیئت مدیره
5-10- موارد خاص
اداره درخواست‌کننده به استناد ماده ۳۱ آیین‌نامه معاملات شهرداری تهران تسری یافته به کلانشهرها، برای آن دسته از معاملاتی که دارای شرایط ذیل می‌باشد، بدون انجام تشریفات مناقصه مطابق با مفاد فرم درخواست اقدام می‌نماید
1-معاملاتی که طرف معامله وزارتخانه، مؤسسه، شرکت دولتی، شهرداری‌ها یا مؤسسات وابسته به آن‌ها باشند.
2- خرید اموال و خدمات و حقوق مالی که به تشخیص شهردار مشهد یا نمایندگان وی که به آن‌ها تفویض اختیار شده، منحصربه‌فرد باشد
۳- خرید یا اجاره اموال غیرمنقول که طبق نظر کارشناس منتخب خبره شهرداری انجام خواهد شد
۴- خرید خدمات هنری، صنایع مستظرفه و کارشناسان
۵- خرید کالاهای انحصاری دولتی و کالاهایی که از طرف مراجع ذیصلاح دولتی برای آن‌ها تعیین نرخ شده باشد.
6- خرید کالاهای مورد مصرف روزانه که در محل نرخ ثابتی از طرف دولت، شهرداری‌ها یا مراجع ذیصلاح برای آن‌ها تعیین‌شده باشد
7- کرایه حمل‌ونقل هوایی، دریایی، هزینه مسافرت و نظایر آن‌که نرخ ثابت و مقطوع وجود دارد.
8-خرید قطعات یدکی برای تعویض یا تکمیل لوازم و تجهیزات ماشین‌آلات موجود و همچنین ادوات،ابزار، وسایل اندازه‌گیری دقیق و لوازم آزمایشگاهی علمی و فنی، حق اختراع و نظایر آن به تشخیص شهردار مشهد بلامانع است.
در خصوص تعیین بهای خدمات و کالاهای موضوع تبصره فوق‌الذکر، درصورتی‌که نرخ رسمی وجود نداشته باشد به شرح ذیل عمل می‌گردد:
الف. تعيين بهای کالاها و امور هنری با تصویب کمیته مستقر در مدیریت امور هنری شهرداری
ب. تعيين بهای سایر کالاها و خدمات با نرخ کارشناس رسمی دادگستری و در صورت عدم وجود کارشناس در آن رشته با مسئولیت واحدهای ذی‌ربط و تخصصی شهرداری در مواردی که نماینده انحصاری فروش کالاهای ساخت کارخانه‌های خارجی یا کارخانه‌های داخلی، کالا را موجود نداشته باشند، یا به نرخ اعلام‌شده از طرف مراجع رسمی ارائه ندهند، شهرداری مشهد می‌تواند کالا را با رعایت الزامات مندرج در دستورالعمل خریداری کند و درصورتی‌که کالا بیش از نرخی که از طرف مراجع فوق‌الذکر تعیین‌شده از نماینده انحصاری فروش یا کارخانه داخلی خریداری شود، مراتب را به مراجع تعیین‌کننده نرخ اعلام می‌نماید.
6-10- تشریفات انجام معاملات
1-6-10- مسیرهای انجام معامله اعم از صورتحساب یا قرارداد
پس از انجام مراحل موردنیاز هرکدام از سطوح معاملات، اعم از جزئی، متوسط و عمده، مسیرهای انجام معامله مشتمل بر صورتحساب یا قرارداد مطابق با گام‌های ذیل صورت می‌پذیرد.
2-6-10- انجام معامله از طریق صورتحساب
در صورت معامله کالا، از طریق کارپرداز و در صورت معامله خدمت، از طریق واحد درخواست دهنده، نسبت به اخذ صورتحساب مطابق با فرم مرتبط از تأمین‌کننده اقدام می‌گردد.
3-6-10- انجام معامله از طریق قرارداد
برای عقد قرارداد تمامی سطوح معاملات اعم جزئی، متوسط و عمده، اقدامات ذیل صورت پذیرد.
4-6-10- دریافت مدارک موردنیاز از تأمین‌کننده
کارشناس امور قراردادها، نسبت به اخذ مدارک موردنیاز، اعم از مجوز فعالیت، تأییدیه شناسه اختصاصی، گرید، آگهی تغییرات، گواهی مالیات بر ارزش‌افزوده و… تأمین‌کننده منتخب اقدام می‌نماید.
5-6-10- تنظیم قرارداد
کارشناس امور قراردادها، نسبت به تنظیم قرارداد، مطابق با مفاد موردتفاهم کارفرما و تأمین‌کننده، اعم از زمان، هزینه، حجم و…، ضمن رعایت منافع طرفین اقدام نموده و قرارداد را از طریق مدیر بلافصل، در اختیار رئیس اداره مشاوره و پاسخگویی حقوقی قرار می‌دهد.
6-6-10- بررسی و صحه‌گذاری حقوقی
کارشناس حقوقی، از طریق سامانه، نسبت به بررسی و صحه‌گذاری حقوقی قرارداد اقدام نموده و قرارداد را ضمن اخذ تأیید مدیرکل دفتر حقوقی، در اختیار کارشناس امور قراردادها قرار می‌دهد.
7-6-10- تأیید و امضاء قرارداد
کارشناس امور قراردادها به ترتیب نسبت به اخذ امضاء تأمین‌کننده و صاحبان امضاء مجاز قرارداد اقدام نموده و قرارداد را به رئیس اداره امور قراردادها ارجاع می‌دهد.
8-6-10- ابلاغ قرارداد
دبیرخانه شهرداری با اداره امور قراردادها نسبت به ابلاغ قراردادهای کالا به اداره تدارکات و تأمین‌کننده و ابلاغ قراردادهای تأمین خدمت به درخواست دهنده، گروه راهبری سبد پروژه و تأمین‌کننده با امضاء مقام مجاز اقدام می‌نماید. ا هرگاه ضمن اجرای قراردادهای ساختمانی و عمرانی تغییرات جدیدی در مشخصات، نقشه، نوع کار یا خدمت پیش آید که جداگانه انجام‌پذیر نباشد و میزان بهاء آن کار یا خدمت در فهرست واحد بهاء پیش‌بینی و تعیین نشده باشد، بهاء عادله واحد کار یا خدمت موردنظر از طرف کارشناس فنی با موافقت تأمین‌کننده و تصویب شهردار مشهد تعیین خواهد شد، لیکن میزان کارها یا خدمات جدید نباید از ده درصد مبلغ پیمان تجاوز نماید. ا درصورتی‌که نظر به کسر یا اضافه‌خدمت یا جنس %۲۵ (افزایش یا کاهش)موضوع پیمان باشد، قبل از انقضاء مدت قرارداد، به تأمین‌کننده ابلاغ می‌شود.
11- اعتبارات
1-11- تخصیص اعتبار
پس از تحقق قسمتی یا کل درخواستی که برای آن گواهی تخصیص اعتبار صادر گردیده، مجموعه‌ها بایستی ضمن درج مدارک مثبته در سامانه درخواست تخصیص اعتبار را ثبت نمایند که پس از طی مراحل مندرج در سامانه گواهی تخصیص اعتبار صادر می‌گردد.
2-11- مراحل تخصیص اعتبار
1. ثبت درخواست تخصیص اعتبار توسط کارشناس مربوطه در سامانه سیبنا
۲. بررسی و تأیید/ عدم‌تأیید درخواست توسط مدیر واحد مربوطه
۳. بررسی و صحه‌گذاری درخواست تخصیص اعتبار (معاونت‌های تخصصی) توسط کارشناس تخصصی، رئیس اداره تخصصی، مدیر مربوطه، حسابدار / کارپرداز بررسی و صحه‌گذاری درخواست تخصیص اعتبار مناطق و سازمان‌ها توسط کارشناس تخصصی، رئیس اداره تخصصی، معاون مربوطه، معاون فنی و اجرایی معاون توسعه مدیریت و منابع، رئیس اداره برنامه‌ریزی، شهردار منطقه/ مدیرعامل سازمان، حسابدار/ جمع دار
12- کلیات تحویل گیری(گواهی‌ها و کمیسیون‌ها)
تحویل گیری معاملات جزئی
تحویل گیری معاملات متوسط و عمده
مطابق با ماده ۲۴ الى ۲۷، آیین‌نامه معاملات شهرداری تهران تسری یافته به کلانشهرها، مراحل تحویل گیری سطوح سه‌گانه معاملات بدین شرح می‌باشد.
درصورتی‌که مورد معامله کالا باشد، انباردار، نسبت به تحویل گیری آن مطابق با دستورالعمل انبارداری اقدام می‌نماید. لیکن درصورتی‌که مورد معامله خدمت باشد، درخواست دهنده و نماینده واحد، نسبت به تحویل گیری آن مطابق با فرم مرتبط اقدام می‌نمایند.
درصورتی‌که مورد معامله کالا باشد، انباردار، نسبت به تحویل گیری آن مطابق با دستورالعمل انبارداری اقدام می‌نماید. لیکن درصورتی‌که مورد معامله خدمت باشد، درخواست دهنده و نماینده مجموعه، نسبت به تحویل گیری آن تحت نظارت کمیسیونی با عنوان کمیسیون تحویل گیری اقدام نموده، و نتیجه را در فرم مرتبط ثبت و امضاء می‌نماید.
اعضای کمیسیون تحویل گیری(هر کدام از حوزه های ستادی،مناطق و سازمان ها توسط مدیران پیشنهاد وبه تایید شهردار می رسد)
حل اختلافات کمیسیون تحویل گیری، توسط شهردار مشهد، مدیر منطقه، مدیرعامل سازمان یا شرکت وموسسه به اقتضای مورد باکسب نظر افراد خبره
نکته سوم: همراهی خبرگان موضوع در تصمیم‌گیری(از بین افراد مجموعه درخواست کننده)
ثبت کالاها در سیستم انبار
تدوین صورت‌جلسه تحویل گیری خارج از انبار
ثبت کالاهای غیر مصرفی در سیستم انبار و سیستم اموال شهرداری
اختصاص شرایط ویژه تحویل گیری در موارد خاص
13- تنخواه‌گردانی
برای نظم بخشیدن به وضعیت امور مالی، به‌ویژه تنخواه‌گردان، شهرداری‌ها بر اساس ماده ۷۹ قانون شهرداری‌ها و به استناد ماده ۳۵ آیین‌نامه معاملات شهرداری تهران تسری یافته به کلانشهرها، نحوه پرداخت تنخواه‌گردان و طرز استفاده از آن در شهرداری‌ها به شرح ذیل جهت اجرا با رعایت کامل مقررات مربوط و آیین‌نامه مالی شهرداری‌ها تدوین گردیده است.
1-13- تنخواه‌گردان ثابت
برای دریافت تنخواه ثابت، مطابق با گام‌های ذیل اقدام صورت می‌پذیرد:
• افتتاح حساب تنخواه‌گردان ثابت
• تعيين مبلغ تنخواه ثابت مجموعه‌ها توسط مدیران ارشد با توجه به برآوردهای مالی
• واریز مبلغ تنخواه به‌حساب تنخواه‌گردان
• ثبت هزینه‌های انجام‌شده توسط تنخواه‌گردان و بررسی و صحه‌گذاری اسناد هزینه‌ای مطابق با فرآیندهای حسابداری سازمان
• شارژ مجدد تنخواه با توجه به مبلغ تعیین‌شده
2-13- تنخواه‌گردان متغیر
برای دریافت تنخواه متغیر، مطابق با گام‌های ذیل اقدام صورت می‌پذیرد:
• افتتاح حساب تنخواه‌گردان ثابت
• ثبت هزینه‌های انجام‌شده توسط تنخواه‌گردان
• واریز مبلغ تنخواه به‌حساب تنخواه‌گردان
• بررسی و صحه‌گذاری اسناد هزینه‌ای مطابق با فرآیندهای حسابداری سازمان
14- اسناد و مدارک مالی و رسیدگی به اسناد مالی
برای رسیدگی به اسناد مالی از طریق گام‌های ذیل اقدام می‌گردد:
- دریافت اسناد هزینه‌ای از مجموعه‌ها
- دریافت تأمین اعتبار و تخصیص وجه
- ارجاع به کارشناس رسیدگی
- بررسی مستندات و اسناد مثبته
- بررسی تأمین اعتبار، صورت‌جلسات و گواهی انجام کار
- ارجاع سند به واحد مربوطه در صورت وجود مشکل /تأیید اسناد
1-14- تنظیم سند حسابداری
- درج اعتبارات از سامانه‌های مالی
- چاپ سند حسابداری
- تنظیم روکش سند
- دریافت امضا تنظیم‌کننده سند، کارشناس رسیدگی‌کننده، رئیس امور مالی و مقام مجاز و دریافت گزارش زمان دهی پرداخت مطالبات از سیستم
- تعيين مطالبات پیمانکاران و اخذ وجه موردنیاز از اداره خزانه
- صدور دستور پرداخت توسط مدیرکل امور مالی و رئیس امور مالی ستاد
2-14- تنظیم سند پرداخت و صدور چک
- دریافت امضا تنظیم‌کننده سند، کارشناس رسیدگی‌کننده، رئیس امور مالی
- صدور چک
- دریافت امضای رئیس امور مالی و مقام مجاز
- تحویل چک به بانک جهت پرداخت
15- اموال و دارایی‌ها
مطابق ماده ۴۵ آیین‌نامه معاملات شهرداری تهران تسری یافته به کلانشهرها، اموال شهرداری اعم از منقول و غیرمنقول بر دو نوع تقسیم می‌شود:
اموال اختصاصی و اموال عمومی. اموال اختصاصی شهرداری اموالی است، که شهرداری حق تصرف مالكانه نسبت به آن‌ها را دارد (که در نظام جامع مالی شهرداری‌های کشور تحت عنوان دارایی‌های ثابت یا موجودی اراضی و املاک تعریف‌شده است)
اموال عمومی شهرداری اموالی است که متعلق به شهر بوده و برای استفاده عموم اختصاص‌یافته است.
1-15- جابه‌جایی اموال
در صورت نیاز به جابه‌جایی اموال، گام‌های ذیل صورت می‌گیرد:
- تکمیل فرم درخواست جابه‌جایی اموال توسط درخواست دهنده اموال
- تحویل فرم درخواست به تحویل‌دهنده اموال
- موافقت/ عدم موافقت با جابه‌جایی اموال
- ارجاع درخواست به جمع دار اموال
- ثبت مشخصات اموال در فرم جابه‌جایی اموال تأیید و ارجاع درخواست به اداره اموال و انبار و اوراق بهادار
- بررسی و امکان‌سنجی جابه‌جایی اموال در حوزه مربوطه :ارجاع درخواست به کارشناس اداره اموال و انبار و اوراق بهادار، جهت بررسی و ثبت در سیستم اموال
- ثبت اموال موردنظر لیست اموال درخواست دهنده اموال
- خروج اموال موردنظر از لیست اموال تحویل‌دهنده اموال
2-15- تعیین خسارت اموال خسارت دیده یا مفقودی
در صورت ایجاد خسارت به اموال سازمانی یا مفقودی آن، نحوه تعیین خسارات مطابق با گام‌های ذیل صورت می‌گیرد:
- تکمیل فرم نقص و خسارت اموال توسط درخواست دهنده
- ارائه درخواست برآورد خسارت به کمیسیون تعيين خسارت اموال
- تجمیع گزارش‌های ارسالی توسط دبیر اجرایی کمیسیون تعیین خسارت
- اطلاع به اعضای کمیسیون تعیین خسارت و دعوت به جلسه
- برگزاری جلسه کمیسیون خسارت
- تعيين مبلغ خسارت و امکان‌سنجی نحوه جبران آن
- ابلاغ رأی به بهره‌بردار اموال و واحد درخواست دهنده
- دریافت اعتراض به تصمیم کمیسیون تعيين خسارت
- جبران خسارت مطابق تشخیص کمیسیون
- خروج اموال خسارت‌دیده از سیستم اموال و حساب بهره‌بردار
3-15- خروج موقت اموال سازمانی
در صورت نیاز به خروج موقت اموال از سازمان، می‌بایست از طریق گام‌های ذیل اقدام نمود:
- دریافت درخواست خروج اموال موقت سازمانی . بررسی درخواست خروج اموال
- امکان‌سنجی خروج موقت کالا
- موافقت عدم موافقت با خروج موقت اموال و ارجاع نسخه دوم فرم به مأمور انتظامی مستقر در مجموعه خروج اموال موردنظر از سازمان
- ثبت ساعت و تاریخ خروج کالا
- ثبت ساعت و تاریخ ورود اموال
- دریافت تأییدیه ورود اموال از مأمور انتظامی مستقر در مجموعه
- تحویل نسخه دوم خروج موقت اموال به متقاضی
- تحويل تأییدیه مأمور انتظامی مستقر در مجموعه مبنی بر عودت اموال به سازمان اداره اموال و انبار و اوراق بهادار
- بایگانی فرم خروج موقت اموال سازمانی
